Una din responsabilitățile și sarcinile unui antreprenor este reprezentată de păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile.

Păstrarea şi arhivarea registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar contabile se face in conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Termenele de păstrare a documentelor contabile in arhivă

Registrele contabile si documentele justificative care stau la baza înregistrarilor in contabilitatea financiară se arhivează pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Documentele cu cea mai îndelungată perioadă de arhivare sunt reprezentate de ștatele salariale, termenul de păstrare al acestora fiind 50 de ani.

În anexa nr. 4 din prezentul ordin sunt prevăzute o serie de documente care se păstrează pe o perioadă de 5 ani, doar în cazul in care nu se impune păstrarea acestora pe o perioadă mai mare:

  • notă de recepție și constatare de diferențe;
  • bon de predare, transfer, restituire;
  • bon de consum;
  • bon de consum (colectiv);
  • lista zilnică de alimente;
  • dispoziție de livrare;
  • fișă de magazie;
  • listă de inventariere;
  • listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
  • chitanță;
  • chitanță pentru operațiuni în valută;
  • dispoziție de plată/încasare către casierie;
  • borderou de achiziție;
  • borderou de achiziție (de la producători individuali);
  • decont pentru operațiuni în participație;
  • ordin de deplasare (delegație);
  • ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
  • decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
  • decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
  • notă de debitare/creditare;
  • fișă de cont pentru operațiuni diverse;
  • fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
  • decizie de imputare;
  • angajament de plată

 

Totodată, documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

Păstrarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative si a celorlalte documente financiar-contabile se face in format electronic sau pe suport de hârtie, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare.

Arhivarea: format electronic sau format tipărit?

Dacă contribuabilul optează pentru arhivarea documentelor financiar-contabile in format pe hârtie, acesta trebuie să respecte următoarele reguli:

  • documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
  • gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea.

Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

În situația în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, contribuabilul poate opta pentru arhivarea documentelor financiar-contabile in format electronic, condiţia fiind ca documentele să poată fi listate în orice moment, fie la cererea organelor de control, fie în funcţie de necesităţile entităţii.

Potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă în care sunt consemnate dosarele şi documentele în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

În cazul in care societatea își încetează activitatea, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăţilor nr. 31/1990 sau se predau la arhivele statului.

Care sunt sancțiunile privind nerespectarea arhivării documentelor?

Evidențele contabile și fiscale se păstrează la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, in format electronic sau in format tiparit, respectiv in cadrul unei societați autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare. Prin excepție, evidențele contabile si fiscale ale exercițiului financiar in curs se păstrează, fie la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediul social sau la unul dintre sediile secundare, fie la sediul persoanei fizice sau juridice autorizate pentru prelucrarea documentelor privind intocmirea declaratiilor fiscale, in perioada 1-25 ale lunii urmatoare perioadei fiscale de raportare.

În cazul gestiunii si arhivării electronice, plătitorul are obligația de a păstra și programele informatice cu ajutorul cărora a generat documentele; in sens contrar, acesta va fi sancționat cu amendă, în conformitate cu prevederile art. 336 din Codul de procedură fiscală.

Amenda aplicabilă contribuabililor mici si persoanelor fizice este cuprinsă între 2.000 lei și 3.500 lei, in timp ce, pentru contribuabilii mari și mijlocii, normele stabilesc o amendă intre 12.000 lei si 14.000 lei. Totuși, exisă posibilitatea achitării a jumătate din valoarea minimă a amenzii, in termen de 48 de ore de la comunicarea procesului verbal de contravenție.